Hvordan chatter du med personlige- og eksterne brukere i Microsoft Teams?

I Microsoft Teams kan du enkelt samarbeide med eksterne kunder og partnere og samtidig bevare sikkerheten som allerede kommer med ditt Teams-område.

Det krever mye kommunikasjon for å få en bedrift til å fungere. Blant annet samarbeid med kollegaer, deling med partnere, oppfølging med leverandører og kommunikasjon med kunder. Microsoft Teams tilbyr sikre løsninger for å samarbeide med eksterne parter, og med det som kalles Microsoft Teams Connect blir det også enda enklere å samarbeide med alle utenfor din egen bedrift. Med utgangspunkt i dette blir det mulig å chatte med teammedlemmer utenfor virksomheten selv om de bruker en personlig Teams-konto. I SMB-markedet er det mange som har egne Teams-kontoer, så denne muligheten vil være nyttig for veldig mange virksomheter.

Du kan invitere enhver Teams-bruker til å chatte ved å skrive inn hele e-postadressen eller telefonnummeret du ønsker å starte en 1:1 eller en gruppechat, også uten å bytte mellom leietaker. Samtidig er det også kommet en rekke kontroller for IT-administratorer og Microsoft personlige kontoer for å sikre at dette skjer på en sikker måte.

*Denne funksjonen er under utrulling.

Kom i gang

Merk at funksjonene avhenger av hvilke innstillinger som er satt for din bedrift:

• Start en samtale med en ekstern personlig konto-bruker
• Eksterne Teams personlige konto-brukere kan starte samtale med Teams arbeidskontoer
  

Start en chat med brukere av en Teams personlig konto

• Teams-brukere administrert av en bedrift kan invitere Teams personlige konto-brukere de vil chatte med ved å skrive inn hele e-postadressen eller telefonnummeret. På samme måte kan personlige brukere skrive inn den nøyaktige e-postadressen til brukeren i bedriften de ønsker å snakke med.

• Dersom personen du vil chatte med ikke allerede har en Teams-bruker, vil de motta en e-post eller en tekstmelding som inviterer dem til å bli med i samtalen ved hjelp av en personlig konto.

• Når personen du inviterer godtar invitasjonen kan du starte en ny 1:1 eller en gruppechat, eller til og med legge dem til i en eksisterende gruppechat.
• Som en del av chatten, kan du også her uttrykke deg ved hjelp av emojier og GIF’er.
• Teams-brukere administrert av en bedrift og Teams personlige konto-brukere kan avslå eksterne invitasjoner. Man kan sende meldinger til en ekstern bruker opptil 10 ganger før de godtar, men hvis meldingen ikke blir akseptert etter 10 meldinger, vil du ikke kunne sende flere meldinger til denne brukeren.
  
  

Detaljerte verktøy for IT-administratorer – kontroller for ekstern tilgang

Når det gjelder å aktivere ekstern tilgang for din bedrift, har IT-administratoren kontroll over tilgangsnivået de velger. Nedenfor er kontrollene som er tilgjengelige i administrasjonssenteret til Microsoft Teams:

• Utgående chat: Aktiver/deaktiver brukere i bedriften for å starte en chat med eksterne Teams personlige konto-brukere (for eksempel brukere som ikke er inviterte gjester gjennom Azure AD). Aktivert som standard.
• Innkommende chat: Aktiver/deaktiver eksterne brukere med Teams-kontoer som ikke administreres av en bedrift for å starte en chat med brukerne dine. (Aktivert som standard.
  
  

Bruk bryteren og avmerkingsboksen for å kontrollere om folk i bedriften din kan kommunisere med Teams-brukere dersom kontoen ikke administreres av en virksomhet.

Du kan også velge bort individuelle brukere, for eksempel medlemmer av ditt lederteam fra å motta kommunikasjonsforespørsler fra eksterne brukere ved å opprette en policy ved å bruke PowerShell-kommandoer og deretter tilordne policyen til disse personene.

Husk at standardinnstillingene er på, så hvis du vil deaktivere ekstern tilgang for bedriften din, må du velge dette bort.

Beskytt brukerne i virksomheten din

Personvern, sikkerhet og styring er svært viktig. Muligheten til å chatte med eksterne brukere er bygget på Microsoft 365, og leverer avanserte sikkerhets- og samsvarsfunksjoner. Mens Teams er en åpen kommunikasjonsplattform, tilbys administratorer en rekke kontroll- og verktøy for å møte deres spesifikke sikkerhetsbehov. Det sikrer også at brukerne vet når de chatter med folk fra andre virksomheter.

I likhet med eksisterende funksjonalitet som lar brukere chatte med eksterne virksomheter, kan administratorer deaktivere chat med Teams-kontoer som ikke administreres av en virksomhet i administrasjonssenteret. Selv når den er aktivert, så er Teams sluttbrukere beskyttet av følgende:

• Eksplisitt påmelding: Sluttbrukere får ikke vist meldinger med mindre de klikker for å forhåndsvise, blir påminnet om risikoen ved eksterne chat og blir bedt om å eksplisitt godta eller blokkere meldingsforepørselen.
• Ekstern merking: Synlig i både chattelisten og chattoverskriften.
• Spam-sjekker: Før en eksplisitt «godta», går hver melding som sendes av en Teams personlig konto gjennom en spam-sjekker. Dersom spam oppdages, leveres heller ikke meldingen.
• Meldingsgrenser: Meldinger før en eksplisitt «godta» er begrenset til 10. Ytterligere meldinger leveres ikke.
• Administrasjonskontroller: Robuste kontroller på leietaker- og brukernivå styrer eksterne tilgangsscenarier.
• Brukerens sikkerhet: For å beskytte brukeren vises bare navnet og e-postadressen, ingen andre identifikatorer som profilbilder. Teams personlige konto-brukere kan administrere sin egen synlighet i deres egne innstillinger, og velge bort å bli oppdaget av andre Teams-brukere.

Er du klar?

Samarbeid på tvers av virksomheter er den nye normen. Når kan du enkelt chatte med hvilken som helst Teams-bruker i sanntid. Ta kontakt med Lillevik IT dersom din virksomhet trenger bistand med Microsoft Teams. Du kan også lese mer om våre kurs her.