Delve i Office 365: Et bra søkeverktøy for deg og din organisasjon

Hva het det dokumentet igjen? Hvem var det som holdt den presentasjonen for to uker siden? Har vi ikke allerede produsert et tilsvarende dokument?

Dette er spørsmål som dukker opp i vår organisasjon ofte, og sikkert i din også. Heldigvis finnes det sted hvor du kan oppdage informasjon og dokumenter i din organisasjon - nemlig Office Delve.

Hva er Delve?

Når du har et Office 365 abonnement har du også en tjeneste som heter Delve. Delve samler sammen alle dokumenter som er offentlig i din organisasjon, og sorterer dem etter analyse. Alle dokumenter som er lagret i OneDrive for Business, SharePoint Online eller vedlegg som er delt med deg i e-post vil du finne her. Med andre ord så vil dine private dokumenter ikke vises i Delve. Les mer om hvilke dokumenter som vises i Delve her.

Det geniale med Delve er strukturen som ligger bak tjenesten; Office Graph. Istedenfor at dokumentene vises i en tidslinje eller for eksempel alfabetisk rekkefølge vil Office Graph analysere bruken av Office 365 og vise deg de dokumentene som skal være relevante for deg. Dette baseres på hvem du ofte samarbeider med, hvem du kommuniserer med på e-post, hvem din leder er, eller hvem som har samme leder som deg.

Hvordan bruke Delve

Delve finner du i din Office 365 "vaffel". Trykk på Delve og det første du får opp er startsiden. Her vil du finne populære dokumenter (1). Disse dokumentene mener Delve du har intresse av basert på analysen som er gjort i din organisjasjon.

Du vil også se de personene (2) du har mest med å gjøre. Du kan lagre dokumenter som favoritter (3), og du kan trykke på meg (4) for å se din egen profil i office 365.

Informasjon i innholdskortene

I vårt eksempel har Petter (1) endret på en PowerPoint fra vårt tekniske møte i går (2). Jeg får også opp at presentasjonen er lagret i Teams (3), i vårt team Teknisk som jeg er medlem av. Hvis jeg ikke hadde vært medlem av det teamet, ville jeg heller ikke kunne sett dette dokumentet i Delve. Du kan favoritisere dokumenter (4), og du kan se hvem andre som har tilgang (5).

Søk og personer

Søkefunksjonen fungerer på samme måte, hvor du kan søke på dokumenter og personer. Søker du på ord, vil du finne dokumenter som inneholder ordet du søker etter, sortert etter hva som normalt er mest relevant for deg.

Du kan også velge å trykke på en person, og du vil da få opp det som er relevant rundt den personen og det som er delt med deg. Denne funksjonen er bra hvis du for eksempel husker hvem som holdt en presentasjon, men ikke hva den het. Kanskje du husker at en viss person har produsert noe, men ikke når og hvor det ble lagret.

Konklusjon:

Delve er et godt verktøy for å finne tilbake til dokumenter og enkelt søke etter det du er ute etter. Det er raskt og enkelt, og søkene treffer godt i forhold til relevans. Samtidig kan Delve være et fint verktøy i større organisasjoner, for å få oversikt over filer, personer i organisasjonen og deres kontaktopplysninger. Funfact: Delve ble utviklet av Microsoft utviklere som holder til i Torgata i Oslo.