Hopp til hovedinnhold

En effektiv arbeidshverdag med workflows i Teams

Bilde av byggeklosser

Med workflows i Teams blir det enklere å automatisere arbeidshverdagen. Det finnes en rekke flyter i Teams som gjør at du kan automatisere daglige oppgaver. Disse bygges oppunder Power Automate. En workflow kan også bidra til å løse noen av utfordringene i det hybride arbeidsmiljøet, inkludert tidsstyring, teamarbeid, datadeling og beskyttelse, sikkerhetsgodkjenninger og mer. Her ser vi på hvordan dette fungerer.

workflows1

Oppgavesporing

Distraksjoner kan ofte dukke opp mens vi jobber. Noen ganger kan det også være vanskelig å fokusere på viktige oppgaver med tidsfrister. Med produktivitetskategorien i Workflows an du lage flyter som lar deg utføre store oppgaver ved å bruke forhåndslagde maler i appen. Du kan sende eller følge opp en melding på et planlagt tidspunkt, synkronisere innholdet i en melding fra en e-post eller chat til OneNote, varsle teamets kanal om endringer i planleggerstatusen, og sette opp en kalenderbegivenhet.

workflows2

Tidsstyring

De fleste bedrifter har funnet nye måter å håndtere den hybride arbeidshverdagen på. Tidsstyring handler om prioritering og er essensielt når du arbeider i et hybrid arbeidsområde. Å planlegge for prosjekter og etablere forventninger til visse tidsfrister kan være vanskelig når du vurderer de ulike arbeidsplanene. Maler for arbeidsflyt kan hjelpe deg med å holde deg oppdatert ved og for eksempel ønske nye medlemmer velkommen til teamet, videresende e-poster til Teams-kanalen din, legge til eller dele filer fra en bestemt adresse til en mappe og planlegge svar.

workflows3

Prioritering av e-post

Når du mottar flere e-post kan det være vanskelig å følge opp meldinger som krever raske svar og å holde styr på e-posttrafikken generelt. Dette er spesielt en prioritet når det er grunnleggende arbeidsflyter som kundestøtte eller oppdateringer på tvers av virksomheten som fortsatt er avhengig av e-post. Med varslingskategorien kan du konfigurere flyter som hjelper deg med å deg oppdatert på viktige meldinger og som hjelper deg med det generelle arbeidet. Denne arbeidsflyten videresender automatisk e-poster til en Teams-kanal slik at du alltid er orientert, uansett når meldingen kommer. Du kan også få PowerBI-varsler, SharePoint-filvarsler, opprette Planner-oppgaver og utførte relaterte oppgaver.

workflows4

Databeskyttelse

Noen virksomheter opplever databeskyttelse som tungvint, da ansatte kan ha ulike nivåer av sikkerhetsklarering og restriksjoner. Som med alle digitale rom i eksternt arbeid er det også viktig at du har et system som kan overvåke og beskytte viktige data på tvers av enheter og administrere arbeidsprosesser effektivt. Arbeidsflytkategorien for godkjenning gir måter å strømlinjeforme alle dine forespørsler og prosesser med teamet eller partnerne dine. Du vil kunne opprette nye godkjenninger, se de som er sendt til deg og se alle dine tidligere godkjenninger på et sted.

workflows5

Samarbeid og datainnsamling

Samarbeid mellom teammedlemmer er en annen oppgave. I det hybride arbeidsmiljøet må vi være enda mer oppmerksomme på å sørge for at hvert enkelt ansattes bidrag vurderes nøye, samtidig som det fremmer en positiv teamkultur. Gjennom datainnsamling samler og analyserer de fleste virksomheter informasjon som hjelper dem å ta informative beslutninger. Datainnsamling kan være å overvåke og spore forhåndskonfigurerte flyter. Med disse flytene kan du følge opp PowerBI-rapportvarsler, spore nye filer som er lagt til i en bestemt SharePoint-mappe, og dele informasjon mens du samarbeider med andre teammedlemmer.

workflows6

Oppsummering

I dette innlegget ser du eksempler på ulike måter man kan bruke Workflow-funksjonen på i Microsoft Teams. Det finnes flere templates tilgjengelig som kan automatisere daglige arbeidsoppgaver.

Du kan lese mer om Microsoft Teams her:

Publisert:

Inspirert? Vi vil gjerne hjelpe deg med å finne den beste løsningen for din bedrift.

Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat!