Aktuelt og fagblogg

Rydd i Microsoft Teams med disse 12 tipsene

Tips 1:

Bruk flere faner

Faner gir teammedlemmene tilgang til tjenester og innhold på et dedikert sted i en kanal eller i en chat. Dette lar teamet jobbe direkte med verktøy og data og ha relevante samtaler i kanalen eller i chatten. Du kan for eksempel lage faner for hvert verktøy du bruker, regneark, video eller nettsted.

Velg + for å legge til en ny fane øverst i Teams vinduet og velg mellom de mange alternativene. Klikk «Lagre» for å legge til fanen.

{% video_player "embed_player" overrideable=False, type='scriptV4', hide_playlist=True, viral_sharing=False, embed_button=False, autoplay=False, hidden_controls=False, loop=False, muted=False, full_width=False, width='1140', height='610', player_id='56137857650', style='' %}

VI HAR LØSNINGEN!Er du en av de som bruker samme passord flere steder (til tross for at du vet at det ikke er så lurt)?

Tips 2

Organiser teamene og kanalene dine

I Microsoft Teams kan du dra og slippe både team og kanaler i hvilken som helst rekkefølge, feste viktige kanaler, og skjule dem for å rydde i navigasjonsvisningen. Det kan fort bli for mange team, og dermed vanskelig å navigere rundt. Et godt tips er å regelmessig sortere gjennom aktive og inaktive team og kanaler, legge de viktigste teamene øverst, og skjule eller arkivere teams som ikke lenger er aktive.

For å endre rekkefølgen i Teams, kan du dra og slippe team og kanaler inn i din foretrukne rekkefølge. Du kan også feste en mappe, som gjør at den alltid vil vises øverst. Klikk på de tre prikkene og velg «Fest». Dersom du har et aktivt team hvor rollen din er begrenset kan du klikke på ellipsen (...) ved siden av teamet og velge «Skjul». Da vil denne flyttes til mappen som heter «Skjulte team»

Tips 3

Angi varighet på statusen din

I Teams kan du selv sette en spesifikk tid på hvor lenge statusen skal vare. Standardinnstillingene på 5 minutter er kanskje ikke din foretrukne varighet før Teams automatisk endre deg fra «Opptatt» til «Borte».

Klikk på profilbildet øverst til høyre og klikk deretter på statuspilen for å se de forskjellige alternativene. Du kan sette varighet på 30 minutter, 1 time, 2 timer, i dag, denne uken eller angi en tilpasset tidsramme.

Tips 4

Opprett faner i en chat

Med hver privat chat kommer fire standardiserte faner: Samtaler, filer, Organisasjon og aktivitet. Her har du også mulighet til å legge til flere faner om du ønsker det. Du kan for eksempel legge til faner med verktøy og data som du samarbeider mye med.

Velg chatten du ønsker å legge til en fane i, klikk på + for å legge til en fane øverst i arbeidsområdet.

Tips 5

Lagre viktige samtaler

Du har muligheten til å lagre samtaletråder i kanaler, og på den måten holde oversikt over viktige samtaler. Det kan for eksempel være viktige beskjeder som forsvinner blant alt annet, som kan være en fordel å finne frem til raskt.

Fra ellipsen (...) på et samtaleinnlegg velger du «Lagre denne meldingen». For å se lagrede meldinger klikker du på profilbildet ditt og velger «Lagret». Da vil se lagrede meldingene vises til venstre.

Tips 6

Videresend e-post til Teams

Du kan enkelt sende en e-post til en Teams-kanal ved å bruke kanalens e-postadresse. Når en e-post er en del av en kanal, kan dermed hvem som helst svare på e-posten for å få i gang en samtale. Det kan være tilfeller hvor det er hensiktsmessig å omdirigere en vitkig e-posttråd til Teams slik at flere kan se og delta i diskusjonen.

I den valgte kanalen klikker du på ellipsen (...) og velger «Få e-postadresse». Kopier e-postadressen og lim den inn i meldingen du ønsker å videresende til Teams. .

Tips 7

Bruk kryss-posting

Kryssposting lar deg dele informasjon på tvers av flere kanaler og team samtidig. Noen gangen kan det være at du har en melding du ønsker å dele med flere team. I stedet for å da legge innholdet manuelt til bare en kanal, kan du legge ut meldingen i flere kanaler samtidig.

Åpne en ny samtale i den relevante kanalen, og klikk deretter på «Legg ut i flere kanaler». Et «Til»-felt vil bli lagt til innlegget ditt og en «Velg kanaler»-knapp vil vises.

Tips 8

Lag tagger for brukergrupper

Med tagger kan du kategorisere kollegaer basert på attributter som for eksempel rolle, prosjekt, ferdigheter, opplæring eller plassering. For noen emner eller prosjekter kan det være at du ofte varsler samme gruppe mennesker hver gang det kommer en oppdatering. Opprett i stedet en fane for prosjektet med relevante interessenter, slikt at du kan @omtale gruppen.

Finn det relevante teamet til venstre og velg ellipsen (...), og deretter «Administrere etiketter». En dialogboks åpnes slik at du kan lage et navn på en tagg og legge til medlemmer av taggen.

Tips 9

Opprett maler for temaene dine

En tilpasset team-mal er en forhåndsdefinert tea struktur med et sett med kanaler, faner og apper. Som administrator kan det være en fordel å sørge for at alle team for eksempel inneholder standardkanaler, faner og apper som gjør samarbeidet konsekvent.

Logg deg på administrasjonssenteret til Microsoft Teams, velg «Teams-templates» to venstre og «Legg til» fra toppmenyen. Under Teams-maler velger du «Opprett en ny mal» og legger til navn, beskrivelse, synlighet, kanaler, faner og apper, og klikker deretter på «Send».

Tips 10

Benytt OneNote

Bruk delte møtenotater og legg til notater, bilder, video og lydopptak til posten i Teams.

Når du oppretter en ny kalenderhendelse i Outlook velger du både Teams-møte og OneNote som delt ressurs. Du kan dermed få tilgang til den delte OneNoten før, under og etter møtet og synkronisere den med skrivebordet og mobilenheten din.

Tips 11

Overfør et møte til en annen enhet

Microsoft Teams lar deg starte eller delta i møter på hvilken som helst enhet og overføre mellom enheter. Så lenge møtet fortsatt pågår klan du forlate og bli med igjen når som helst. Noen ganger kan det være at du ønsker å fortsette møtet fra din mobile enhet slik at du kan lytte mens du er på farten.

Bruk mobilenheten til å gå inn i kalenderen i Teams-appen for å finne det nåværende møtet som pågår. Klikk på «Bli med». Appen vil spørre om du vil bli med eller overføre møtet. Velg «Overfør til enheten» og klikk «Overfør nå».

Tips 12

Samle tilbakemeldinger i møter med Polls

Møtearrangører kan på forhånd lage spørreundersøkelser og starte disse før, under eller etter møtet. Spørreundersøkelser kan gjøre møte mer spennende, og hjelper også møtearrangøren med å samle viktige tilbakemeldinger.

Start prosessen med å legge til Polls-appen som en fane i chatten eller i møtet ditt. Du kan bestemme i hvilken rekkefølge du skal publisere de ulike undersøkelsene. Når du har startet en spørreundersøkelse vises den som «live» i fanen «Avstemninger». Ved å klikke på «Se resultater» kan du se svarene i sanntid.

Publisert: 30. september 2021

Vi hjelper gjerne til med å finne den beste løsningen for din bedrift

Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat!

Ta kontakt

Mer fra fagbloggen