5 tips for sikre og effektive møter i Microsoft Teams

Ettersom vi bruker mer tid enn noensinne på nettet er det også viktig at vi er oppmerksomme på hvordan vi kan jobbe trygt og sikkert. Vi har tidligere skrevet om tips til hvordan du kan jobbe mer effektivt og trygt med Microsoft teams på hjemmekontoret. Nå har det også kommet enda flere funksjoner som gjør at du kan samarbeide trygt med kollegaer uansett hvor du måtte befinne deg.

I dette innlegget gir vi deg 5 nye tips til hvordan du kan være arrangør av et trygt og effektivt møte i Microsoft Teams.

Tips 1: Bruk møtealternativer for å sette innstillinger før møte starter

Før møtet starter kan det vært en fordel å se over innstillingene. Du kan gi teammedlemmene tillatelse til å presentere, dobbeltsjekke oppmøtelisten og søke etter «Start opptak»-knappen. I stedet for å justere innstillingene under et møte, kan du bruke møtealternativer på forhånd. Nå kan du også aktivere eller deaktivere mikrofon- og kamerabruk for deltakerne. Dette er spesielt nyttig for å oppmuntre til deltakelse under et møte. Du kan også kunngjøre når innringere blir med eller forlater, samt ta opp møtet automatisk. Du finner møtealternativene ved å gå til «Kalender» i Teams og deretter velge møte du vil redigere. Øverst til høyre på siden klikker du på «Møtealternativer». Du får deretter opp et popup-vindu med alle alternativene som vises. Du kan også få tilgang til «Møtealternativer» i Outlook-kalenderen ved å finne «Møtealternativer» under fanen «Møte». Merk at noen standardinnstillinger for møtealternativer allerede kan være satt av din IT-avdeling.

Tips 2: Begrens forstyrrelser med kontroller i møtet

Selv om du kan sette flere innstillinger under «Møtealternativer» før møtet, er noen ting som også må stilles inn under selve møtet. Et eksempel på dette kan være at man hører tyggelyder under møtet hvor mikrofonen ved et uhell er opphevet. I stedet for å vente på at personen finner «mute»-knappen, kan du og andre presentatører enkelt dempe deltakeren, og også manuelt deaktivere kameraet og/eller mikrofonen deres. Denne nye funksjonen er spesielt nyttig dersom du ønsker å unngå distraksjoner under møtet. En annen forstyrrelse som kan oppstå er det dukker opp en person du ikke forventet i møtet ditt. Det er nå mulig å fjerne denne deltakeren. Du finner disse kontrollene i møtet ved å åpne «Flere handlinger» (ellipsene) ved siden av deltakeren du vil administrere og velge handlingen som trengs.

Tips 3: Få hjelp til å administrere møtet ditt ved å delegere møteroller

Det er enkelt å sette en deltaker som presentatør i møtet. De vil også kunne slippe deltakere inn i møtet og dempe uvanlige lyder. Klikk på «Flere handlinger» ved siden av deltakeren og velg alternativet «Gjør til presentatør». Snart blir det også mulig å utpeke en deltaker som «medarrangør». En medarrangør vil ha nesten alle de samme mulighetene som arrangøren av møtet, inkludert justering av møtealternativer. Denne rollen er spesielt nyttig for større møter.

Tips 4: Fjern deltakere fra en møteserie eller chat

For ukentlige teammøter kan det være tider hvor du trenger å invitere en deltaker til kun ett møte, hvor du ikke ønsker at engangsdeltakeren skal ha tilgang til resten av møteserien. Det kan være i tilfeller hvor du trenger å hente en ekstern gjest til å presentere, og hvor du da ikke ønsker at denne gjesten skal ha tilgang til fremtidige møter og chat ved å fjerne dem fra Teams-kalenderen eller deltakerlisten i Outlook-kalenderen.

Dobbeltklikk på møtet og fjern deltakeren fra listen ved å klikke på «X» ved siden av navnet. Når de er fjernet vil de fortsatt kunne få tilgang til all møteinformasjonen og chatthistorikk fra da de ble inkludert i møtet, men vil ikke se noe nytt. I tilfelle du la til engangsdeltakeren til et gjentakende møte, bør du gå inn i møteinvitasjonen for å sjekke at deltakeren er fjerne fra serien. Dette er viktig at man ser etter i tilfelle møtet eller møteserien ble videresendt uten godkjenning.

Tips 5: Avslutt møtet ved å avslutte det for alle

Har du lagt merke til at du har gått ut av et møte, men at det er personer som blir igjen? Det finnes nå en mulighet som gjør at du kan avslutte møte for alle. Dette er en fin måte å sikre at for større presentasjoner – at det ikke henger igjen andre deltakere i møterommet etter at det er avsluttet.

For å avslutte møtet for alle deltakere klikker du ganske enkelt på rullegardinpilen ved siden av «Forlat»-knappen og velg «Avslutt møte».

Når det er bekreftet avsluttes møtet umiddelbart for alle som er til stede.