Hjemmekontor, møter fra bilen, leser mail på bussen, tekstskriving fra hytta og åpent kontorlandskap. Vi samarbeider med kollegaer og eksterne uansett hvor vi er. Vi er selvstendige, samtidig som vi jobber i team mye mer enn før. Mye informasjon skal konsumeres, og vi forventer svar hurtig. Vi vil jobbe etter vår egen kalender uten å bli forstyrret, samtidig som vi har en sterk kultur for å hjelpe hverandre.
Microsoft Teams hjelper oss i dagens arbeidsliv, men for at for at samarbeidet skal fungere best mulig – må det noen kjøreregler til:
1. Bruk tagger
Hvis du forventer et svar eller en reaksjon eller at det du legger ut skal bli lest- så må man bruke tagger. Bruk @ for å tagge en spesifikk person, en kanal eller et team. Da vil mottaker også få en varsel under sine aktiviteter.
2. Chat – grad av viktighet
Når man sender en chat til noen så får man først svar når personen velger å svare. Om det haster kan du trykke på utropstegnet– og bruke et av de tre nivå valgene for grad av viktighet. Bruk
de med måte. Og en regel vi bruker internt, hvis det haster så veldig, og du trenger svar med en gang – da reiser man seg fra kontorpulten eller tar opp telefonrøret.
PS: I siste oppdatering av Microsoft Teams har det nå kommet støtte for at du kan se når mottaker har lest meldingen din i en chat.
3. Kan du forvente at alle har lest?
Hvis det er en viktig beskjed alle må lese, hvordan får du da bekreftelse på at alle har lest? Her kan man lage en intern retningslinje som at man må like posten, kommentere at man har lest og forstått eller annet. Vi har en regel internt om at innlegg man er tagget i skal leses i løpet av 24 timer.
4. Personlige spørsmål – bruk chatten
1-1 tilhører en chat, ikke en kanal. Det kan fort bli mange samtaler og poster i Teams. For å minimere hva alle må se over, vurder om samtaler mellom små grupper tilhører en chat istedenfor en kanal. For min del tenker jeg at om det er informasjon som er fint for andre å lese – så tar jeg diskusjonen i en kanal.
5. Bruk tittel og annonsering
For at poster ikke skal forsvinne i en «wall-of-text» - bruk formatteringsmulighetene og bruk en overskrift eller kunngjøringsfunksjonen. Dette gjør postene lettere å filtrere gjennom og det blir enklere å bruke søkefunksjonen.
6. Følg det du må – ikke alt
Det er fort gjort at Teams blir stedet for all informasjon i bedriften. Plutselig har man muligheten til å følge med på hva andre avdelinger og ansatte arbeider med. Sett av tid til å gå over team og kanaler du ikke er medlem på et fast tidspunkt istedenfor å få varsler på«nice-to-know» informasjon.
7. Hjelp andre å bruke Teams riktig
Når kjørereglene er satt, bidra til å opprettholde dem. Et eksempel fra oss internt er at vi veldig ofte starter samtaler med «hei – har du 5 minutter?». Vi synes man istedenfor burde gå rett på sak og være kort og konsis. Skriv heller med en gang hva det gjelder og hva du trenger tiden til.
8. Der det sklir ut – få administrator til å stramme inn regler
Blir det for mange Teams? Trenger dere en navnestandard eller hjelp til rettighetsstyring? Blir det for mange GIF’er i en kanal? Veldig mange føringer kan settes av administrator som gjør det enklere for ansatte å ikke tråkke feil.
9. Forstyrret utenfor kontortid? Bruk stilletid på mobilen
Hvis du bruker mobilapplikasjonen til Teams kan du under innstillinger velge stilletid. Her kan du bestemme hvilke dager og tidspunkt du ikke skal få varslinger i Teams.
10. Ikke bland «skriv en ny melding» og «svar på en samtale»
Det er fort gjort. Plutselig har du laget et nytt innlegg istedenfor å svare på en tråd som allerede er i gang. Det kan lage uoversiktlige kanaler, så sjekk en ekstra gang om du svarer på et innlegg eller lager et nytt ett.
Til slutt:
Lag dine egne kjøreregler. Jeg starter hver morgen med å lese det jeg er tagget i i Teams, og avslutter gjerne dagen på bussen med Teams på mobilen. Velg varslingsnivå som passer deg. Jeg bruker chatten for alt den er verdt, og svarer så fort jeg kan. Men – om det er veldig viktig – så forventer jeg at folk ringer meg.
