Den nye normalen handler om fjernarbeid for mange ansatte over hele verden. Vi må opprettholde samarbeidet og finne effektive måter å snakke sammen på. Men, vi må også sikre at dette samarbeidet fungerer i trygge omgivelser, selv digitalt.
Enten du er arrangør av et digitalt møte, gjennomfører daglige gruppe- eller 1:1-chat, deler dokumenter eller er medforfatter i et dokument i sanntid muliggjør Teams trygge og sikre samarbeid.
Her får du 6 tips:
Tips 1:
Kontroller hvem som kan delta i Teams-møtene dine direkte og hvem som kan presentere
Arrangøren for møte kan endre deltakerinnstillinger for et bestemt møte via møtealternativer.
- Gå til kalenderen din i Teams og velg et møte du har planlagt
- Velg deretter «Alternativer for møter»
- Herfra kan du velge innstillinger; Hvem som kan omgå lobbyen, hvem som kan presentere og tillate om deltakerne kan oppheve dempingen.
Å tillate at deltakerne kan oppheve dempingen kan være spesielt nyttig når et møte skal ledes av bestemte deltakere, mens resten av publikumet bare skal lytte. Vær oppmerksom på at bedriften din kontroller standardinnstillinger for deltakere.
Tips 2:
Minimer forstyrrelser ved å dempe individuelle eller alle møtedeltakere
For å forhindre møteforstyrrelser, enten det skjer ved uhell eller ved mening, har du som arrangør av møtet muligheten til å dempe individuelle deltakere eller alle deltakerne som er med i møtet. Dersom en deltaker tilfeldigvis lar mikrofonen være på mens de er borte, kan du dempe deltakeren fra deltakerruten. Under store møter ledet av utpekte høyttalere, for eksempel et foredrag, sikrer muligheten til å dempe alle deltakere at presentatørene ikke blir avbrutt ved et uhell.
Tips 3:
Finn ut hvem som kan presentere innhold eller dele skjermen i Teams-møtet ditt
Som arrangør av et møte kan du bestemme hvem som har mulighet til å presentere innhold eller dele skjerm. Etter at møtet er startet kan også velge en deltaker via deltakerruten og deretter gjøre personen til deltaker eller presentatør. Dette kan være nyttig dersom det eksterne deltakere i møtet som kanskje bare trenger rollen som presentatør midlertidig.
Tips 4:
Avslutt Teams-møtet for alle deltakerne
Det kan av og til hende at man trenger å avslutte et møte hvor man ikke vil at deltakerne fortsatt skal kunne bli i møtet. Det kan være aktuelt å avslutte et møte for alle i store møter, som er foredrag eller webinar, for å sikre at deltakerne ikke blir værende. Når et møte er avsluttet velger du rullegardinmenyen ved siden av «Forlat», og velger i stedet «Avslutt møtet». Dette vil dermed avslutte møtet for alle som er til stede.
Tips 5:
Lag en privat kanal
Noen ganger kan det være at du trenger å dele sensitiv informasjon i et team til spesifiserte medlemmer, for eksempel prosjektdetaljer eller strategisk planlegging, som ikke krever helhetlig beskyttelse. I stedet for å opprette et nytt team kan du opprette en privat kanal i et eksisterende team som bare er tilgjengelig for utpekte medlemmer. Dette er en fin måte å legge til et lag med sikkerhet på uten å måtte opprette et nytt team.
{% video_player "embed_player" overrideable=False, type='scriptV4', hide_playlist=True, viral_sharing=False, embed_button=False, autoplay=False, hidden_controls=False, loop=False, muted=False, full_width=False, width='1652', height='920', player_id='29488626369', style='' %}
Tips 6:
{% video_player "embed_player" overrideable=False, type='scriptV4', hide_playlist=True, viral_sharing=False, embed_button=False, autoplay=False, hidden_controls=False, loop=False, muted=False, full_width=False, width='281', height='500', player_id='24364901279', style='max-width: 281px; margin: 0px 0px 0px 22px; width: 100%; display: block; float: right;' %}
Beskytt sensitive data i Teams
Microsoft Teams støtter retningslinjer for databeskyttelse for å beskytte sensitiv informasjon fra å bli delt
ved et uhell. Når du samarbeider i Teams 1:1 eller i en kanalchat kan det hende du får en melding som blokkert dersom meldingen inneholder informasjon som oppfyller bedriftens retningslinjer for sensitiv informasjon.
Dersom meldingen du sender blir blokkert, kan det hende at du ser en klikkbar lenke i den blokkerte meldingen som sier: Hva kan jeg gjøre? Dersom du klikker på denne lenken vil du få et nyttig tips opprettet av bedriften din med informasjon om hvorfor meldingen er blokkert. Retningslinjetips er utformet for å hjelpe avsenderen til å forstå hvorfor bestemt innhold blir ansett som sensitivt eller er god praksis og ikke dele.
