Formatering av farger i Outlook lar oss organisere e-post, kalender og oppgaver ved å automatisk legge til fargekoder, uten å måtte kategorisere eller flytte dem til forskjellige mapper. Dette kan brukes til å fremheve visse e-poster som for eksempel nyhetsbrev eller e-postmeldinger du bare er CC- eller BCC-mottaker av.
Mest sannsynlig kjenner du allerede til fargekoding uten å egentlig ha tenkt så mye over det. Her er noen eksempler:
- Uleste e-poster vises i blå eller fet skrift
- Leste e-postmeldinger eller fullførte oppgaver vises i en grå gjennomgående farge
- Forfalte e-postmeldinger og oppgaver vises i rød skrift
Å formatere fargekoder kan virke komplekst, men det er faktisk ganske enkelt og verdifullt å bruke fargekodingsregler når det brukes på riktig måte.
I dette innlegget gir vi deg tips og eksempler på hvordan fargekoding kan være nyttig å bruke i din arbeidshverdag.
Hvordan formatterer vi fargekoder?
- Start med å gå til View
- Klikk på Arrange by og velg View settings…
- Velg Conditional formatting…
- For å lage en ny regel klikke du på Add
- Velg et navn for regelen
- Velg hvilken font som skal vises
- Velg deretter Condition-knappen for å videre spesifisere når denne regelen skal tre i kraft.
Tips & triks
Du kan sortere reglene ved å flytte reglene opp eller ned i listen. Reglene som ligger øverst vil ha høyere prioritet. Dersom fargen til en regel som er høyere opp i listen er satt til «Auto», vil fontfargen til en regel lengre ned gjelde, men dersom regelen øverst har satt en farge, vil den gjelde.
Det kan være litt vanskelig å spesifisere navn på avsendere eller mottakere i en betinget formateringsregel. Navnet må stemme overens med navnet som vises i «Fra-feltet» i meldingen. Det er derfor bedre å lage en regel basert på en e-postadresse.
Eksempel 1- Spesifikke personer
- Åpne dialogboksen for betinget formatering (Conditional formatting)
- Legg til en ny regel (Add)
- Gi regelen et navn og spesifiser en font
- Trykk på Tilstand-knappen (Condition)
- I Fra-feltet skriver du inn e-postadressen til avsenderen eller trykk på Fra-knappen og velg avsender fra din globale adresseliste.
- Trykk på OK
Regelen vil øyeblikkelig iverksettes og gjelde for alle meldinger som allerede er mottatt.
Eksempel 2 – Ord
- Åpne dialogboksen Betinget formatering
- Legg til en ny regel, spesifiser en font og en farge
- Trykk på Tilstand-knappen
- I feltet Søk etter ord legger du til ordenene formateringen bør svare på
- I rullegardinen In kan du velge om ordet skal gjenkjennes i bare emnefeltet, emnefelt og hovedfelt eller i bare vanlige e-postfelt.
- Trykk på OK
Eksempel 3 – Møteinnkallelser
- Åpne dialogboksen Betinget formatering’
- Legg til en ny regel, spesifiser en font og en farge
- Trykk på Tilstand-knappen
- Velg Advanced og Field
- Naviger til All appointment fields og velg Meeting status
- Under Condition velger du equals to
- Under Value velger du not yet responded
- Klikk på Add to list
Oppsummering
Ved å bruke fargekoder blir det enklere å gjenkjenne de meldingene du anser som viktigst. På denne måten kan du prioritere meldinger fremfor de meldingene du mottar via distribusjonslister eller der du bare er adressert på CC eller BCC. Her har vi kun vist deg tre eksempler. Når du har skjønt hvordan dette fungerer finnes det mange muligheter. Du kan for eksempel også lage regler for kategorier, størrelse, tidspunkt, konfidensialitet og mer.
Trenger du flere tips til hvordan du kan bli mer effektiv med Outlook?
Enklere hverdag med fokusert innboks i Outlook
