I hvilken som helst bedrift, stor eller liten, vil deling av dokumenter og filer med eksterne personer være en viktig del av samarbeidet i Office 365, enten det er kunder, leverandører eller andre som trenger å ha innsyn og/eller redigeringsmuligheter. Nettskyen har gjort det enklere enn noen gang tidligere å dele dokumenter, men det har likevel sin risiko. I dette innlegget vil vi hjelpe deg til å forstå hvordan du kan beholde kontrollen over av hvem, hva, hvor og når deling med eksterne skjer.
Hva er ekstern deling?
I dette innlegget betyr ekstern deling å gjøre dokumenter og filer tilgjengelig for noen utenfor din bedrift.
Anonymitet
En fil eller et dokument kan deles med eksterne via en anonym link. På denne måten vil det ikke være mulig å identifisere personen, den anonyme brukeren, som går inn på dokumentet. Velger du å dele dokumentet via en anonym link vil dokumentet være synlig for alle som har tilgang til linken, og det vil være mulig for personene som mottar linken å videresende denne. Dokumenter som inneholder sensitiv data burde derfor aldri bli delt via en anonym link.
Slik som alt du deler i Office 365 kan du velge at personen dokumentet deles med skal ha rettigheter til å kun å leserettigheter eller full tilgang til å redigere dokumentet. Du kan i tillegg velge å sette en utløpsdato, som vil gjøre at innholdet ikke er tilgjengelig for den eksterne brukeren etter en satt dato.
Det er viktig å huske på at tilgangen er basert på hyperlinken, den er ikke tildelt brukeren.
Dele med eksterne brukere som er autentiserte
Innhold kan også deles med autentiserte brukere - det vil si gjestebrukere som har fått en invitasjon via e-post og blitt bedt om å logge inn med en konto fra en pålitelig leverandør for å få tilgang til innholdet.
Når invitasjonen er akseptert legges de til i din organisasjons katalog som eksterne brukere, men de vil kun ha tilgang til innholdet du velger å dele med dem. Det er også mulig å dele alt innhold i en bestemt mappe, men før du gjør dette kan det være lurt å forsikre deg om at det ikke ligger sensitiv informasjon der.
Tips til ekstern deling
- Ikke skru av ekstern deling! Du bør konfigurere ekstern deling, men tilpasse mulighetene etter bedriften sine behov og retningslinjer. Vurder om du burde skru av av muligheten for anonym deling, og kun tillate autentiserte eksterne brukere. Dersom bedriften behøver en ekstra sikkerhet kan utløpsdato benyttes.
- Etabler prosedyrer og systemer som forsikrer at alle vet hva som må gjøres dersom det skulle oppstå en feil relatert til deling med eksterne.
Brukeropplæring i ekstern deling er viktig for å hjelpe de ansatte i bedriften til å bli trygge på at de deler dokumenter på rett måte.
- Logg inn med din Office 365 administrator konto å se over de ulike mulighetene.
- Dobbeltsjekk tillatelsene i dine områdesamlinger slik at eksterne brukere ikke arver tilgang som gir de mulighet til å forårsake kaos i ditt miljø.
Konklusjon
Ekstern deling er for mange bedrifter en viktig faktor for samarbeid. Så lenge bedriften har etablert nødvendige sikkerhetstiltak og de ansatte har fått opplæring og er trygge på hvordan det fungerer, er ekstern deling noe alle bedrifter burde gjøre tilgjengelig for sine ansatte.
Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål angående ekstern deling, eller om du ønsker at vi skal kjøre kurs ute hos deg.
