Drew Houston, en ung student ved Massachusetts Institute of Technology (MIT), hadde det med å glemme minnepinnen sin hjemme. Det måtte da finnes en annen måte å lagre mobile data på. Løsningen han utviklet for seg selv, var å legge dem i skyen. Dette var opptakten til Dropbox, som i dag har over en halv milliard brukere på verdensbasis. Det lar folk lagre filer på nettet, samtidig som de synkroniserer dem til mapper på arbeidsstasjoner, bærbare, nettbrett og mobiltelefoner. Andre aktører fulgte etter, som Google Drive, Amazon Cloud Drive og Microsoft OneDrive.
Selve teknologien er uhyre praktisk. Tenk deg dette scenarioet: Du er på kontoret og jobber med et dokument på en PC. Du rekker ikke å bli ferdig før du må hente unger i barnehagen, og fortsetter hjemme på din Mac. Sliten og trøtt legger du deg ned på en sofa med en iPad, leser gjennom det du har skrevet, og foretar smårettelser. På bussen neste morgen slår det deg at du har glemt noe vesentlig og legger det inn på mobilen. Dette er din moderne arbeidsplass: jobbe når som helst, hvor som helst, på nær sagt hva som helst. Men er det sikkert? Kan du gjøre det med alle filer? Hva sier retningslinjene på jobben? La oss se nærmere på fordeler og ulemper ved lagring lokalt og i skyen.
Hva er lokal lagring?
Lokal lagring i jobbsammenheng betyr at dokumentene ender opp på en filtjener. Enkelte ganger er de bare der, men som oftest er det satt opp en synkroniseringsløsning mot den maskinen du arbeider på for å gi rask tilgang til arbeidsdokumenter og mindre nettverksbelastning. Serveren administreres og vedlikeholdes av bedriften eller en IT-partner. Ditt hjemmeområde har du kontroll over selv; delte filområder brukes til samarbeidsprosjekter. Som regel tas det daglige sikkerhetskopier av alt som ligger på filservere. Denne type lagring har stått sin prøve i over 25 år og fungerer utmerket. Men det er vanskeligere å få tak i dataene utenfor kontoret – som regel krever det at du oppretter en VPN-forbindelse. Og du har ikke like bred støtte for enheter du kan benytte.
Hva er skylagring?
Med skylgaring er en ekstern tjenesteleverandør vert for dataene dine. For privat bruk kan du velge mellom en rekke tilbydere; her kan pris og tilleggsfunksjonalitet spille inn. Til profesjonell bruk vil vi som Microsoft-partner naturlig nok anbefale deres løsninger og bruker OneDrive for Business og lagringskontoer i Azure som eksempel. Microsoft har to dataregioner i Norge, Stavanger og Oslo, begge med to datasentre for lokal redundans. I EU/EØS-området er det langt flere. Alle sammen er underlagt EUs forordning om personvern (GDPR) og sertifisert i henhold til de mest utbredte reguleringer og bransjestandarder, som ISO 27001 og PCI DSS.
Dataene dine replikeres både internt og på tvers av sentrene. Dermed kan du være trygg på å ikke minste dokumenter som følge av disker som krasjer, og eventuelt andre tekniske feil som oppstår der. Hver datasentral har sin egen strøm- og vannforsyning, samt kabling mot Internett. Sentrene er sikret fra grunnen av. Med jevne mellomrom foretas det en gjennomgang av alle sikkerhetstiltak og rutiner av uavhengige eksterne eksperter. Dine data er trygge mot innsyn. Ingen uvedkommende har tilgang. Du administrerer din egen konto via Internett med en nettleser eller mobilapp.
Fordeler og ulemper
Det kan virke skremmende å flytte alle data til skyen, og det er mye snakk om uforutsette kostander knyttet til sikkerhet og samsvar, pålitelighet og integreringsproblemer. Her er ni avgjørende faktorer du bør tenke på når du velger skyen i forhold til en lokal løsning:
1. Kostnader og vedlikehold
Forretningsbeslutninger avgjøres som oftest basert på kost-nytte-vurderinger. For kritiske data handler det imidlertid også om helt andre ting, som ivaretakelse av offentlige reguleringer og virksomhetens policyer. En lokal infrastruktur legger beslag å betydelige kapitalutgifter til maskinvare og lisenser for programvare. Servere må rackes og kables opp, applikasjoner og tjenester installeres og konfigureres. Det krever drift og vedlikehold. Sikkerhet må ikke være noe du kommer på i ettertid, og bør være med helt fra begynnelsen. Du trenger kyndig IT-personale som må kurses og holdes oppdatert. Helt avgjørende er gode og velprøvde rutiner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting. Lokal infrastruktur trekker mye strøm og krever kjøling – nok en utgiftspost. Om maskinvaren slutter å fungere eller må byttes ut, fører det til ytterligere utgifter. Til gjengjeld har du ikke et fullt så stort behov for båndbredde ut mot Internett.
Skybaserte tjenester kan skilte med at du lett får en oversikt over utgiftene. Løpende priser for Microsoft 365 er forutsigbare; i Azure betaler du bare for reelt forbruk. En av de største fordelene ved å velge en skyleverandør er at det ikke koster noe særlig i forkant å ta deres tjenester i bruk, annet enn muligens ved overgangen (migreringen) til skyen, som er en engangsinvestering. Vedlikehold, oppdatering av programvare og support er leverandørens oppgave. Sikkerhet er et delt ansvar, men en tilbyder som Microsoft har lagt et godt grunnlag som forenkler din innsats. De fleste aktørene inkluderer lagringsplass for store datamengder i basisabonnementene, sammen med fordeler som økt sikkerhet og fildeling.
2. Sikkerhet og trusselbeskyttelse
Sikkerhet bør alltid stå i fokus, uansett om datasenteret er lokalt eller i skyen. Utfordringen her er at du har lettere for å ha en oversikt over en kjent maskinpark på serverrommet ditt. Driftspersonalet har gjennom en årrekke bygget opp solide rutiner. Eksterne konsulenter har bidradd med ekspertise og anbefalinger. Dette er noe du kjenner, er fortrolig med og føler deg trygg på. Men hva med skyen? Er den like sikker? Svaret er: Ja, minst like sikker, som oftest betydelig sikrere enn det små og mellomstore bedrifter har lokalt. Men du setter opp sikkerheten helt annerledes. Det krever at du gjør deg kjent med leverandørens sikkerhetsverktøy og -funksjoner. For selv erfarne IT-folk kan det representere en steil læringsbane. Innledningsvis bør du i hvert fall trekke inn spesialister på skysikkerhet fra utsiden, som Lillevik IT.
Det du lokalt har som eget sikkerhetssystem for serverrommet ditt, er som regel bare småtterier i forhold til for eksempel Microsoft. Det finnes ingen skilt som averterer med selskapets datasentraler. Det er rundkjøringer foran inngangsportene, så biler ikke kan brase inn, som her utenfor Dublin. Det er døgnkontinuerlig overvåking og inngangssluser med streng regulering av hvem som kan passere. Det er ikke mye personale som går rundt der. Det er en høy grad av automatisering. Det meste av manuelt arbeid består i å skifte disker som ryker med jevne mellomrom, og bytte ut hele serverrack. Og Microsoft legger vekt på at energien er grønn. På ditt eget serverrom får du neppe gjenskapt alt dette. En skyleverandør som Microsoft tilbyr omfattende sikkerhet:
- Adgangskontrollsystemer
- Kontinuerlig trusselovervåkning
- Kryptering av data
- Fysisk sikkerhet av datasentre
- Dataredundans
- Kontinuerlig validering
- Beskyttelse mot massesletting av filer
- Overvåking av mistenkelige pålogginger og andre aktiviteter
Sikkerhetsbrudd kan likevel forekomme. Fra leverandørens side er de uhyre sjeldne. De skyldes som oftest feilkonfigurerte innstillinger foretatt av kunder. Her er det viktig med å opparbeide kunnskaper og dobbelt- og trippelsjekke konfigurasjoner.
3. Samsvar
Mange selskaper, særlig innen finans og helse, er underlagt lover og reguleringer. Enten det gjelder lokale, internasjonale eller bransjespesifikke forskrifter betyr, dette at du vil trenge spesialisert kunnskap og ekspertise. Med lokal infrastruktur kan dette bli kostbart. Bedriften må sørge for at systemene konfigureres og vedlikeholdes riktig, og at de er i overensstemmelse, samt at man har rette ansatte og ressurser tilgjengelig. Å etterleve disse reglene betyr i mange tilfeller at bedriften må ansette personer med kompetanse på lovverk, reguleringer og revisjon. Det er viktig å huske at det er virksomheten som har ansvaret for forsvarlig lagring og håndtering av personlig identifiserbar informasjon – en dyr fornøyelse om man tramper i klaveret.
Her er det avgjort en fordel å benytte en skyleverandør. Microsoft Purview Samsvarsbehandling holder deg i hånden for å konfigurere samsvar. Du får spesialiserte vurderingsmaler, som for eksempel EU-GDPR, og så evalueres miljøet ditt. Egentlig holder det for folk flest med Microsofts grunnlinje for databeskyttelse, som inkluderer selskapets anbefalinger om generelt beste praksis og henter elementer fra blant annet ISO 27001:2013 (selveste gullstandarden) og GDPR. Naturligvis kan du ikke overlate alt til en kunstig intelligens, men den hjelper deg et godt stykke på vei og sparer deg for masse (intelligent) arbeid.
4. Skalerbarhet
Når bedriftens IT-tjenester skal skalere opp, er lokale muligheter svært forskjellige fra skyløsninger. Om du lokalt ikke lenger klarer å håndtere den endrede arbeidsmengden, må bedriften skalere ved å legge til ressurser som ny maskinvare og programvare, økt minne og datakraft. Å utvide datakraften krever penger, arbeidskraft, ekspertise, innkjøp, maskinvare, programvare, overvåkningssystemer og dyrbar tid. I skyen derimot kan bedriften sømløst utvide belastningene etter behov. Man kan skalere opp, ned, ut og inn. Denne fleksibiliteten reduserer de faste kostnadene forbundet med manuell overvåkning og skalering av ressurser.
5. Pålitelighet
Tilgang til lagring må være rask og pålitelig, sammen med en god brukeropplevelse. Lokale servere kan ofte være kjappere enn skylagring. Men i mindre bedrifter er de sjelden satt opp redundant; om de går ned, stanser arbeidet opp. Her finnes det en elegant løsning med Azure Files. Alt sammen lagres i Azure, men du bruker filtjeneren som mellomlager. Filene synkroniseres i bakgrunnen på samme måte som med OneDrive for Business eller Dropbox. Uansett må mange virksomheter være innstilt på å oppgradere Internett-tilkoblingen. Om Internett ryker, har du fortsatt lokale kopier.
6. Sikkerhetskopiering
Sikkerhetskopiering er alfa og omega for alle virksomheter. I forlengelse av det trenger du planer for forretningskontinuitet og katastrofegjenoppretting. Viktig er at backupene bringes ut av huset, og at de er uforanderlige – angripere vil forsøke å ødelegge dem, så du betaler om de klarer å kryptere dataene dine. Med dagens båndbredde over Internett velger stadig flere en ekstern tjeneste. Dette blir likt om du lagrer data lokalt eller i skyen. Men i OneDrive for Business finner du elegante løsninger som lar brukerne selv gjenopprette filer og gå tilbake i en versjonshistorikk. Det sparer en overbelastet IT-avdeling for mye administrativ innsats. Skyen, i dette tilfelle Azure, gir deg de beste mulighetene for gjenoppretting etter katastrofer – alt fra aktive og sovende parallelle datasentre til raskt å få opp et.
7. Tilgang fra hvor som helst
Før pandemien var hjemmekontor med VPN-forbindelse forbeholdt for de få. Nå har vi vendt oss til mer fleksible arbeidsformer og pendler mellom hjem og basestasjon. Her er skylagring å foretrekke fremfor filområder på lokale servere. Du overbelaster ikke VPN-konsentratorene og gir heller ikke for mye tilgang inn i bedriftsnettverket. For store filer som videoredigering og håndtering av tung grafikk er en lokal server et bedre valg, men disse kan også sendes opp i skyen i bakgrunnen. Skyen gjør det mulig med fildeling, samarbeid i sanntid og en effektiv versjonskontroll.
8. Integrasjon av applikasjoner
Når bedriften velger en lagringsløsning, må man også tenke over hvilke applikasjoner man har og som kan overføres til andre systemer. Integrering er derfor viktig. Dersom du har flere eldre apper som har direkte tilgang til den lokale filserveren, må disse eldre systemene forbli der de der. Om du er klar for å modernisere infrastrukturen, er det på høy tid å gå over til skybaserte apper. Der får du elastisitet, agilitet og skalerbarhet, for ikke å snakke om en sikkerhet i verdensklasse.
9. En hybridløsning
Før vi visste hvor effektive el-biler kom til å utvikle seg, valgte vi hybrid. Med hensyn til IT er dette veien å gå for svært mange, som overgang eller som permanent løsning. Velg sky der det er hensiktsmessig og lokal lagring der det dekker behovene bedre. I Microsoft-verden er integrasjonen mellom lokal infrastruktur med Windows Active Directory, Microsoft 365 og Azure så tett at tjenestene glir sømløst over hverandre.
Avslutning
Stort sett er folk gått over til offentlig vann- og strømforsyning; eget treningssenter i kjelleren er med dagens kvadratmeterpriser ikke særlig regningssvarende. Men det skader ikke med en brønn og å ha andre strømkilder i bakhånd når det trengs. Trening bør ikke stanse opp om et samfunn stenger ned. På samme måte må man tenke med IT-tjenester. I hovedsak er det smart å flytte mest mulig til skyen. Med det kan også være en god idé å beholde noe av din infrastruktur lokalt i en hybrid løsning. Det gir deg det beste av begge verdener og en anledning til å prøve deg frem på din ferd der du skynder deg langsomt opp i skyen.
Fotoene og grafikken er fra Microsoft.
