Office 365 eller G Suite - Hva er det beste valget for din bedrift?

Microsoft og Google tilbyr mye av den samme funksjonaliteten gjennom sine produktivitetsløsninger Office 365 og G Suite. I dette innlegget sammenligner vi funksjoner som fillagring, dokument- og tekstbehandling og regneark, og ser på forskjellene mellom de to løsningene.

Hva bør du tenke på før du tar valget?

En ting er å velge en løsning til ditt personlige bruk, men å ta en avgjørelse som vil ha påvirkning på hele bedriften eller alle på ditt team er som oftest mye vanskeligere.

Valget mellom de to leverandørene vil til slutt avgjøres av din bedrift sine individuelle behov. Pris, lagring og brukervennlighet vil mest sannsynlig være faktorer av betydning, men selv med en sammenligning av de de ulike alternativene kan valget være vanskelig.

Mens Google legger størst vekt på muligheten for samhandling i sanntid, spiller Microsoft på det faktum at flest personer kjenner til hvordan de bruker deres produkter, og at overgangen til en ny arbeidsmetodikk derfor vil være lettere.

I håp om å kunne hjelpe deg med valget har vi valgt å sammenligne de to løsningene når det kommer til leverandørene sine tekstbehandlingsverktøy, mailklienter, regnearkprogram og samarbeidsverktøy.

Verdt å merke seg er at Microsoft tilbyr både en skrivebords- og en skyversjon av sin Office 365, mens Google sin G Suite, tidligere kjent som Google Apps, er utelukkende skydrevevne applikasjoner og integrasjoner. Mens Microsoft Office 365 kan tilby en rekke velkjente verktøy som Word, Excel, PowerPoint, mailklienten Outlook, fildelingsplattformen OneDrive, og Skype for Business og Microsoft Teams som muliggjør videokonferanser, direktemeldinger og interaktivt samarbeid, inkluderer G Suite applikasjoner som Slides til presentasjoner, Sheets til regneark, Docs til tekstbehandling og Drive til lagring. G Suite kan i tillegg tilby gode integrasjoner med tredjepartsapplikasjoner.

Implementasjon

Når det kommer til implementasjon er G Suite ikke-nedlastbart og kun tilgjengelig via internett, og brukeren kan selv velge å legge snarveier til de ulike verktøyene på sitt skrivebord. Microsoft sin Office-pakke har tradisjonelt sett kun vært nedlastbar, men for å gjøre seg mer konkurransedyktig gir Office 365 mulighet for begge deler, noe som vil si at bruker kan bytte mellom skrivebordsapplikasjoner og onlineversjoner.

En annen forskjell mellom G Suite og Office 365 er design og brukervennlighet. Noen vil nok like enkelheten i G Suite, mens andre vil foretrekke den noe mer funksjonstunge Office 365. Et eksempel på dette er Microsoft Excel og Word som er begge er fulle av nyttige funksjoner, men som for noen kan gjøre det vanskelig å navigere i skrivebordsversjonen. Brukeren kan likevel velge å få en forenklet versjon ved å benytte seg av online-versjonen av programmene. G Suite sine applikasjoner er enkle og mangler noen av funksjonene og mulighetene Office 365 gir, men på den annen side kan brukeren velge å laste ned add-ons fra tredjeparter som kan utvide funksjonaliteten.

Tekstbehandling

Google Docs en minimalistisk fremtoning når det kommer til tekstbehandling, i motsetning til Microsoft Word som kan tilby avansert dokumentproduksjon. Dette resulterer i at det er en hel del brukeren kan gjøre i Word som ikke er mulig i Google Docs.

Både Google og Microsoft tilbyr løsninger som muliggjør sanntidsredigering og deling av dokumenter, men Docs har hakket bedre funksjonalitet enn Word Online. Et eksempel på dette er at brukere av Google Docs kan logge seg inn i et dokument, utføre endringer eller foreslå endringer, og hver endring vil bli flagget eller fremhevet og det vil til og med bli sendt varsel til andre medlemmer av det delte dokumenter. Google Docs gir i tillegg brukeren mulighet til å spore tidligere endringer, noe som unngår overskriving av informasjon.

Online versjonen av Microsoft Word har ikke like sterk på funksjonalitet, men bruker har fortsatt mulighet for å dele dokumenter, legge inn endringer, samt være i samme dokument samtidig som andre. Skrivebordsversjonen Word er på den annen side full av funksjoner som kan behandle store dokumenter og filer, og er bedre egnet enn Docs for personer som behøver betydelig dokumentredigering og -behandling. Selv om det ikke scorer like høyt på samarbeidsfunksjoner som Google Docs, er folk flest kjent med Microsoft Word sitt design og mulighetene i programmet, så en flytting til Microsoft er ofte en enklere prosess.

Regneark

Google Sheets er likevel ikke helt bak mål selv om det ikke klarer å behandle i nærheten av samme data som Excel. Det tilbyr god funksjonalitet og fungerer godt til enklere oppgaver.

Mailklient

Både Google og Microsoft tilbyr ulike versjoner av G Suite og Office 365, men sammenligner man Office 365 Business Premium med G Suite Business er forskjellen blant annet at Business Premium gir brukeren 50GB lagring av mail og 1TB lagring av filer, mens brukere av G Suite Business får ubegrenset med lagring av mail og 1TB fillagring.

Rent estetisk er de to klientene veldig forskjellige, hvor Google er enkelt og funksjonelt mens Microsoft tilbyr flere funksjoner som brukeren ikke får ved valg av Gmail. Eksempler på dette er blant annet integrasjon til soaiale medier og muligheten til å lage ulike «regler» som skreddersyr hvordan innkommende og utgående mail administreres.

Mens hastigheten og søkefunksjonaliteten Gmail tilbyr er bedre enn i onlineversjonen av Outlook, gir Outlook brukeren mulighet til å jobbe på skrivebordet eller online.

Begge mailklientene tilbyr kalendere som er linket til brukeren og brukerens kontakter sine kontoer. Brukeren har mulighet til å holde styr på møter, kalle personer inn til møter, samt booke møterom.

Samhandlingsverktøy

Microsoft Teams er en chat-basert tjeneste, som gir brukeren mulighet til å opprette ulike grupper med egne chat-vinduer, sende filer og private meldinger direkte til enten en gruppe eller til enkeltpersoner. Microsoft Teams er tjenesten som i størst grad integrerer funksjonene i Office 365, og kan i tillegg integrere tjenester som YouTube, Google Analytics, Asana og ulike «Bots».

Google sin konkurrerende tjeneste er Hangouts, som er bra til sending av direktemeldinger og chat, men mangler kompleksiteten til å utøve andre oppgaver som Microsoft Teams kan. Igjen, i kjent Google stil, er brukeropplevelsen enkel, som er en god ting hvis ikke du ikke forventer det lille ekstra, men Teams er et bedre valg dersom bedriften har ansatte som ofte jobber i grupper, prosjekter eller som har behov for konstant samhandling.

I tillegg tilbyr Microsoft Skype for Business, som er verktøyet med stor V for konferansesamtaler, direktemeldinger og videomøter. Google Hangouts tilbyr en egen funksjon for samtale og video, men Skype for Business ligger langt foran når det kommer til antall deltakere og hvor etablert det er på videokonferansearenaen.

Pris

Pris er ofte en av de viktigste påvirkerne når det kommer til å ta en kjøpsbeslutning ettersom de fleste bedrifter ønsker IT-tjenester til rett pris, og her er løsningene konkurransedyktige.

Mens Google tilbyr tre ulike prisalternativer for bedrifter: Basic, Business og Enterprise, tilbyr Microsoft syv alternativer: Business, Business Essentials, Business Premium, ProPlus, Enterprise E1, Enterprise E3 og Enterprise E5.

Konklusjon

G Suite og Office 365 tilbyr begge svært gode produktivitetsløsninger.

G Suite kommer best ut når det gjelder brukervennlighet, og er spesielt attraktivt for start-ups og bedrifter som ønsker en enkel og responsiv produktivitetsløsning. Office 365 har på sin side styrke i å tilby brukeren en tjeneste som gir mulighet for å behandle detaljerte dokumenter og store mengder data. Vårt tips er å fokusere på følgende seks områder når du tar en beslutning

• Arbeider din bedrift ofte i Office-dokumenter, og har bedriften behov for å editere Office-dokumenter?
• Hvordan arbeidsflyt har bedriften i dag? Hvilke programmer brukes mest?
• Hvor stort er behovet for lagring av mail?
• Hvor stort er behovet for lagring?
• Hvor stort er behovet for skalering?