Effektivisering av interne arbeidsprosesser er én suksessformel for langsiktig vekst. I dag forventer ansatte fleksible, digitale verktøy som gjennom å tilby nye måter å kommunisere og samarbeide på, fremmer produktivitet og samhandling.
I denne artikkelen går vi gjennom noen av verktøyene i Office 365 som kan bidra til å forenkle samarbeidet, samt digitalisere interne prosesser i din bedrift.
Verktøy for bedre samarbeid
Microsoft Teams er det chatbaserte arbeidsområdet i Office 365 som fungerer som et senter for teamarbeid. Samtlige av bedriftens ansatte har tilgang til samarbeidsplattformen, som blant annet er integrert med SharePoint, OneNote, Planner, PowerBI og Skype for Business.
I Teams er all relevant informasjon samlet på ett sted. De ulike medarbeiderne på teamet kan følge med på det pågående arbeidet via oppdateringer i chatformat, i egne kanaler for hele teamet eller for mindre grupper. Chatten kan lagres, og den vil alltid være der, dersom det blir behov for å gå tilbake og sjekke samtalehistorikk.
Det er mulig å redigere dokumenter direkte i Teams, og hekte på animerte GIF-er, memer og emojier. Endringer blir oppdatert i sanntid, slik at alle til enhver tid arbeider med og kommenterer på den nyeste versjonen.
En enkel definisjon på SharePoint er at det er en nettside til bruk internt i bedriften, et såkalt intranett.
SharePoint er et sikkert sted for å lagre, organisere, dele og få tilgang til informasjon fra ulike enheter, hvor du og ditt team gi hverandre oppgaver og samarbeide i samme dokument, alltid i siste versjon. SharePoint kan for eksempel brukes til å opprette og lagre avtaledokumenter, og bruke rolledefinisjoner for å avgjøre hvem som skal få innsyn i disse avtalene.
Fordelene ved å bruke SharePoint som samarbeidsverktøy er at det korter ned prosesser, og kan gjøre manuelle rutiner om til automatiserte arbeidsflyter, noe som kan være både tids- og kostnadsbesparende.
Office 365 Groups inngår som en del av Outlook og forenkler samarbeidet mellom medarbeiderne, uavhengig av om de er på kontoret eller på farten.
Dere kan for eksempel opprette en gruppe i Outlook hvor all kommunikasjon knyttet til et spesifikt prosjekt samles. Medlemmene av gruppen får et eget SharePoint-område der de kan samarbeide og dele dokumenter, og der alle vedlegg som sendes til gruppen, automatisk blir lagt til i dokumentbiblioteket.
Du kan samarbeide med gruppemedlemmer når du skriver dokumenter, lager regneark, jobber med prosjekter, planlegger møter og sender e-post. Også medlemmer utenfor bedriften kan sende e-post til gruppen.
I tillegg får hver gruppe en innebygd OneNote, slik at gruppen kan samle felles notater på ett og samme sted.
OneDrive for Business er egentlig det enkleste samarbeidsverktøyet i Office 365. Tjenesten gir deg et sted i skyen hvor du kan lagre, dele og synkronisere alle dine arbeidsfiler.
Alt du lagrer i OneDrive for Business er private, med mindre du velger å dele dem. Du kan for eksempel enkelt dele en fil med alle i bedriften, ved å plassere den i mappen "Del med alle". Du kan også dele filer med angitte kolleger, slik at dere kan samarbeide om prosjekter og i de samme Office-dokumentene.
Verktøy for bedre kommunikasjon
Office 365 har flere gode kommunikasjonsverktøy. Her er noen eksempler på applikasjoner som fungerer på alle typer enheter:
Yammer er et nettbasert kommunikasjonsverktøy som fungerer som en sosial plattform for bedrifter. Applikasjonen kan benyttes som et intranett for nyheter og aktuell informasjon, og det er mulig å opprette ulike grupper. På denne måten kan informasjon raskt nå ut til hele eller deler av en bedrift, hvor ansatte kan befinne seg på ulike steder i verden.
Yammer kan kobles til blant annet SharePoint og Skype for Business.
Mange undervurderer resultatene bedrifter kan oppnå ved riktig bruk av Skype for Business. Direktemeldinger og elektroniske møter, med mulighet for blant annet video, opptak og skjermdeling, er blant funksjonene i Skype for Business som effektiviserer intern og ekstern samhandling.
Ta i bruk direktemeldinger når du vil komme i kontakt med personer i sanntid og på et øyeblikks varsel, start en telefonkonferanse raskt uten å måtte planlegge et møte, eller kall inn relevante personer til en konferansesamtale i full HD for å gjøre opplevelsen komplett. Mulighetene er mange, og Skype for Business har flere smarte funksjoner som er tidsbesparende og gjør arbeidshverdagen enklere:
- Programmer kan deles og vises på skjermen til deltakerne. Alle kan jobbe i samme dokument, for eksempel Word, Excel eller PowerPoint
- Du kan se om dine kontakter er tilgjengelig, og de ser om du er ledig, opptatt, borte eller ikke vil forstyrres
- Du kan kommunisere via direktemeldinger (chat) både internt og eksternt
- Du kan ha full video av deg selv og den/de du kommuniserer med
- Du kan ha webmøter internt og eksternt, og kun møteleder trenger å ha Skype installert, med full tale og video
Sammendrag
Office 365 inkluderer flere verktøy som kan bidra til å bedre samarbeidet i hele og/eller deler av bedriften.
Sanntidsredigering – hvor flere ansatte kan være inne og redigere samme dokument samtidig, direktemeldinger, telefonkonferanser, chat-forum, og ett sted for lagring av dokumenter, er blant fordelene bedriften får ved bruk av verktøyene nevnt ovenfor.
Ansatte i bedrifter i alle størrelser vil oppleve at verktøyene gjør det enkelt og intuitivt å knytte kontakt, dele informasjon, samt samarbeide på ulike prosjekter eller med ulike arbeidsoppgaver.
